Cookie- og privatlivspolitik

På hjemmesiden https://www.hotelfredericia.dk/ anvender vi cookies i overensstemmelse med nærværende cookiepolitik.

Ejeroplysninger

Best Western PLUS Hotel Fredericia
Vestre Ringvej 96
7000 Fredericia
CVR-nr. 82550712
Telefon +45 75 91 00 00
info@hotel-fredericia.dk

Behandling af persondata

For yderligere information om hvordan vi behandler dine personlige oplysninger, kan du læse vores persondatapolitik, som du finder her på denne side

Kontakt

Hvis du har spørgsmål til nærværende cookiepolitik, kan du kontakte os på headoffice@halberg-as.dk

Persondatapolitik

Dataansvarlig
Hotel Fredericia er dataansvarlig.

Hotel Fredericias kontaktoplysninger er:

Best Western Plus Hotel Fredericia
Vestre Ringvej 96
7000 Fredericia

Telefon +45 75 91 00 00
info@hotel-fredericia.dk

Persondataansvarlig: HR-afdelingen

Tlf. (+45) 63 22 52 05

Hotel Fredericia håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Hotel Fredericia indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Hotel Fredericias serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hotel Fredericia, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hotel Fredericia.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hotel Fredericia afgiver til Hotel Fredericia i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Hotel Fredericia.

Hotel Fredericias indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Hotel Fredericia på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hotel Fredericias serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hotel Fredericia
• Fra B2B marked
• Gennem browser cookies og web beacons
• I forbindelse med brug af Hotel Fredericias digitale ydelser
• Ved deltagelse i Hotel Fredericias kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Hotel Fredericia nyhedsbrev
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre
• Via video- og tv-overvågning
• Når leverandører indgår aftaler med Hotel Fredericia eller afgiver tilbud til Hotel Fredericia

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der er opsat i/ved Hotel Fredericia, Vestre Ringvej 96, 7000 Fredericia sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

Oplysninger som
Hotel Fredericia indsamler

Hotel Fredericia indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold
• Demografiske oplysninger
• Købshistorik herunder også brugen af Hotel Fredericia app og/eller andre digitale serviceydelser
• Brugen af Hotel Fredericias kunde/loyalitetsprogram
• Oplysninger fra Hotel Fredericias kundeundersøgelser
• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
• Oplysninger fra Hotel Fredericias sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hotel Fredericia
• Browserinformationer
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts

En gæst/kunde eller leverandør kan, frivilligt og efter eget valg, give Hotel Fredericia yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hotel Fredericias betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener, bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger, opfatter Hotel Fredericia dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Hotel Fredericia modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hotel Fredericia i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hotel Fredericia har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Fredericias vilkår og betingelser samt Hotel Fredericias persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

Betaling med betalingskort  

Ved bestillinger og bookinger gemmer Hotel Fredericia de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 6 mdr. efter betaling, hvorefter oplysningerne slettes.

Kortoplysninger opbevares krypteret.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Hotel Fredericia indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hotel Fredericia indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hotel Fredericias serviceydelser
• Behandling af leverandørers tilbud om – og salg – af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under og efter dennes ophold
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser
• Forbedring og udvikling af Hotel Fredericias serviceydelser
• Tilpasning af Hotel Fredericias markedsføring og øvrige kommunikation
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
• Tilpasning af Hotel Fredericias samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hotel Fredericia, herunder eventuel deltagelse i Hotel Fredericias kunde/loyalitetsprogram
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen

Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Hotel Fredericia vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hotel Fredericia, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Hotel Fredericia behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Hotel Fredericias behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hotel Fredericia forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hotel Fredericia og kvaliteten af Hotel Fredericias serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hotel Fredericia oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hotel Fredericia alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager Hotel Fredericia personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Fredericias vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Hotel Fredericia er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år.

Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder:

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Fredericia behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hotel Fredericia har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Hotel Fredericia har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes eller anonymiseres alle de oplysninger, som Hotel Fredericia ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hotel Fredericia ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Hotel Fredericia har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hotel Fredericia. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Hotel Fredericia er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hotel Fredericia om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hotel Fredericia er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Hotel Fredericia, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hotel Fredericia.

Skriftlig anmodning sendes til Hotel Fredericia, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Hotel Fredericia vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning, sende oversigten til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hotel Fredericia vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hotel Fredericia vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hotel Fredericia tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Hotel Fredericia beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Hotel Fredericia, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.

Hotel Fredericia sikrer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Hotel Fredericia tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hotel Fredericia underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Hotel Fredericias sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Hotel Fredericia benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger etc. Hotel Fredericia indgår løbende databehandleraftaler med alle Hotel Fredericias leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov, deler Hotel Fredericia udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, eventarrangører, hotelkæder (Best Western) mv., eksempelvis ved afholdelse af arrangementer, der kræver eksterne samarbejdspartnere.

Hotel Fredericia deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Halberg- koncernen gæsten/kunden benytter sig af.

Hotel Fredericia er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Hotel Fredericia sletter personoplysninger, når Hotel Fredericias lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Følsomme personoplysninger gemmes ikke.

Cookies

Hotel Fredericia anvender cookies. Yderligere oplysning om Hotel Fredericias cookiepolitik kan findes herunder.